— Все документы — Другие национальные стандарты — 01 Общие положения. Терминология. Стандартизация. Документация — ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ. МЕТАДАННЫЕ ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ ЧАСТЬ 1 ПРИНЦИПЫ


ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ. МЕТАДАННЫЕ ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ ЧАСТЬ 1 ПРИНЦИПЫ

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ. МЕТАДАННЫЕ ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ ЧАСТЬ 1 ПРИНЦИПЫ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО
ПО ТЕХНИЧЕСКОМУ РЕГУЛИРОВАНИЮ И МЕТРОЛОГИИ


НАЦИОНАЛЬНЫЙ
СТАНДАРТ
РОССИЙСКОЙ
ФЕДЕРАЦИИ

ГОСТ Р ИСО
23081-1-
2008

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ.
МЕТАДАННЫЕ ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ

ЧАСТЬ 1

ПРИНЦИПЫ

ISO 23081-1: 2006
Information and documentation
- Records management processes -
Metadata for records - Part 1. Principles
(IDT)


Москва

Стандартинформ

2009

Предисловие

Цели и принципы стандартизации в Российской Федерации установлены Федеральным законом от 27 декабря 2002 г. № 184-ФЗ «О техническом регулировании», а правила применения национальных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 1.0-2004 «Стандартизация в Российской Федерации. Основные положения»

Сведения о стандарте

1. ПОДГОТОВЛЕН Государственным учреждением «Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» («ВНИИДАД») на основе аутентичного перевода международного стандарта, выполненного «ВНИИДАД», указанного в пункте 4

2. ВНЕСЕН Техническим комитетом по стандартизации ТК 191 «Научно-техническая информация, библиотечное и издательское дело»

3. УТВЕРЖДЕН И ВВЕДЕН В ДЕЙСТВИЕ Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 13 ноября 2008 г. № 310-ст

4. Настоящий стандарт идентичен международному стандарту ИСО 23081-1:2006 «Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы» (ISO 23081-1: 2006 «Information and documentation - Records management processes - Metadata for records - Part 1. Principles»).

При применении настоящего стандарта рекомендуется использовать вместо ссылочных международных стандартов соответствующие им национальные стандарты Российской Федерации, сведения о которых приведены в приложении А

5 ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕ

Информация об изменениях к настоящему стандарту публикуется в ежегодно издаваемом информационном указателе «Национальные стандарты», а текст изменений и поправок - в ежемесячно издаваемых информационных указателях «Национальные стандарты». В случае пересмотра (замены) или отмены настоящего стандарта соответствующее уведомление будет опубликовано в ежемесячно издаваемом указателе «Национальные стандарты». Соответствующая информация, уведомление и текст размещаются также в информационной системе общего пользования - на официальном сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии в сети Интернет


Содержание

1 Область применения

2 Нормативные ссылки

3 Термины и определения

4 Метаданные об управлении документами

5 Назначение метаданных об управлении документами и перспективы их использования

5.1 Назначение и роль метаданных об управлении документами

5.2 Метаданные об управлении документами, применяемые в организации

6Права и обязанности агента

7 Метаданные об управлении документами среди других областей метаданных

7.1 Общие положения

7.2 Метаданные для деловых операций, проводимых в электронной форме

7.3 Метаданные для обеспечения сохранности

7.4 Метаданные для описания ресурса

7.5 Метаданные для открытия ресурса

7.6 Метаданные для управления правами

8 Управление метаданными

8.1 Общие положения

8.2 Уровни применения метаданных

8.3Создание и использование метаданных

8.4 Процессы управления метаданными

8.5 Структуры метаданных

8.6 Роль систем

9 Типы метаданных, требующиеся для поддержки ИСО 15489-1

9.1 Описание типов метаданных

9.2 Метаданные о документах

9.3 Метаданные о правилах, политике и полномочиях ведения деловых операций

9.4 Метаданные об агентах

9.5Метаданные о процессах деловых операций

9.6 Метаданные о процессах управления документами

Приложение А (обязательное) Сведения о соответствии национальных стандартов Российской Федерации ссылочным международным стандартам

Библиография

 

Введение

Настоящий стандарт устанавливает основы для создания, управления и использования метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, лежащие в основе управления ими.

Настоящий стандарт является руководством к пониманию и применению метаданных в рамках ИСО 15489-1:2001 (R) «Информация и документация. Управление записями. Общие положения». Настоящий стандарт подчеркивает значимость метаданных об управлении документами в деловых процессах и различных ролей и типов метаданных, поддерживающих деловые процессы и процессы управления документами, а также устанавливает структуру управления этими метаданными.

В ИСО 23081-1:2006 ведение деловых операций трактуется в широком смысле, не ограничиваясь коммерческой деятельностью, а включает государственное управление, некоммерческие организации и другие предприятия.

Настоящий стандарт не определяет обязательный для применения набор метаданных об управлении документами, поскольку эти метаданные будут отличаться в зависимости от требований законодательства. Однако этот стандарт содержит набор основных метаданных, соответствующий требованиям ИСО 15489-1:2001.

ИСО 23081 состоит из нескольких частей под общим названием «Информация и документация. Процессы управления документами. Метаданные для документов»:

Часть 1. Принципы

Эта часть ИСО 23081 устанавливает основы для создания, управления и применения метаданных об управлении документами, а также объясняет принципы, которые управляют ими.

Части 2 и 3 содержат более подробную информацию и обеспечивают практическое руководство по внедрению, а также методы оценки набора метаданных об управлении документами в соответствии с принципами этой части ИСО 23081. Эти части стандарта будут подготовлены в виде технических отчетов, которые рассматриваются как документы, требующие регулярного обновления.

НАЦИОНАЛЬНЫЙ СТАНДАРТ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу

ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ. МЕТАДАННЫЕ ДЛЯ ДОКУМЕНТОВ

Часть 1

Принципы

System of standards on information, librarianship and publishing.
Records management processes. Metadata for records. Part 1. Principles

Дата введения- 2009-07-01

1 Область применения

Настоящий стандарт описывает принципы поддержки и управления метаданными об управлении документами. Эти принципы применяются к:

- документам и их метаданным;

- всем процессам, которые их затрагивают;

- любой системе, в которой они хранятся;

- любой организации, ответственной за управление ими.


2 Нормативные ссылки

В настоящем стандарте использована ссылка на следующий международный стандарт:

ИСО 15489-1:2001 «Информация и документация. Управление документами. Общие положения».

3 Термины и определения

В настоящем стандарте применены термины по ИСО 15489-1, а также следующие термины с соответствующими определениями:

3.1 агент (agent): Отдельное лицо, рабочая группа или организация, ответственная за/или вовлеченная в процессы создания, ввода и/или управления документами.

3.2 схема кодирования (encoding scheme): Список всех допустимых значений на национальном языке и/или синтаксически кодируемый текст, предназначенный для компьютерной обработки.

3.3 схема метаданных (schema): Логический план, показывающий отношения между элементами метаданных, обычно посредством установления правил использования и управления метаданными, особенно касающихся семантики, синтаксиса и опций (степени обязательности) данных.

4 Метаданные об управлении документами

Управление метаданными - неотъемлемая часть управления документами, обеспечивающая выполнение множества различных функций и целей. В контексте управления документами метаданные определяются как данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов, а также процессы управления ими на протяжении всего жизненного цикла документа (ИСО 15489-1, подраздел 3.12). Сами по себе метаданные являются структурированной или полуструктурированной информацией, позволяющей создавать, регистрировать, классифицировать, обеспечивать доступ, хранение и размещение документов, в рамках и за пределами одной либо нескольких областей деятельности. Каждая из этих областей представляет сферу интеллектуального языкового общения, социальной и/или организационной деятельности определенной группы людей, разделяющих определенные ценности и обладающих определенными знаниями. Метаданные об управлении документами допускается использовать для идентификации, подтверждения подлинности и контекстуализации документов и людей, процессов и систем, которые создают, управляют, поддерживают и используют документы, а также для принципов политики, на которых строится управление ими (см. 9.1).

Первоначально метаданные определяют документ в момент его ввода, фиксируя его связь с контекстом деловой деятельности и устанавливая контроль над ним. В течение жизненного цикла документов или их совокупностей новые слои метаданных будут добавляться в процессе использования документов во вновь проводимых деловых операциях. Это означает, что метаданные продолжают накапливать информацию, касающуюся контекста управления документами и деловых процессов, в которых используются документы, и соотносятся с содержательными и структурными изменениями документа. Метаданные могут быть источником информации о многократном использовании документа многими системами и для множества целей. Метаданные, применяемые к документам в течение всего их жизненного цикла, можно продолжать использовать после того, как сами документы перестанут быть востребованы в деловых целях и будут переданы на хранение.

Метаданные обеспечивают аутентичность, надежность, применимость и целостность документов, обеспечивают управление ими и понимание информационных объектов как физических, так аналоговых и цифровых. Однако метаданными также необходимо управлять.

Управление документами всегда включает в себя управление метаданными. Однако электронная среда требует иного выражения традиционных требований и иных механизмов для идентификации, ввода, определения свойств и использования метаданных. В электронной среде документы нормативного характера - это документы, сопровождаемые метаданными, определяющими их нормативный статус. Этот нормативный статус должен быть четко документирован, а не подразумеваться, как в некоторых процессах управления бумажными документами. В электронной среде очень важно обеспечить гарантию того, чтобы в системах, которые создают, осуществляют ввод и управление документами, осуществлялось создание и ввод метаданных об управлении документами. И. наоборот, электронная среда предоставляет новые возможности для определения и создания метаданных, а также для обеспечения полного, своевременного ввода документов. Эти документы могут быть свидетельствами транзакций или непосредственно быть транзакциями.

5 Назначение метаданных об управлении документами и перспективы их использования


5.1 Назначение и роль метаданных об управлении документами

Метаданные поддерживают деловые процессы и процессы управления документами тем, что:
a) защищают документы как свидетельства деловой деятельности и обеспечивают их доступность и используемость на протяжении всего их жизненного цикла;
b) облегчают понимание (осмысление) документов;
c) поддерживают и обеспечивают доказательную силу документов;
d) обеспечивают гарантии подлинности, надежности и целостности документов:
e) поддерживают управление доступом, защиту персональных данных и правами;
f) поддерживают эффективный поиск и доступ;
g) поддерживают интероперабельность путем контролируемого ввода документов, созданных в различных технической и деловой средах, и позволяя обеспечить сохранность этих документов в течение необходимого периода времени;
h) обеспечивают логическую связь между документами и контекстом их создания, а также хранением их структурированным, надежным и эффективным способом;
i) поддерживают и идентифицируют технологическую среду, в которой электронные документы были созданы или введены, а также управляют технологической средой, в которой они поддерживаются, для воспроизведения подлинных документов так долго, как это необходимо;
j) обеспечивают эффективную и успешную миграцию документов из одной среды или компьютерной платформы в другую, а также любую другую стратегию обеспечения долговременного хранения.

5.2 Метаданные об управлении документами, применяемые в организации

5.2.1 Общие положения

Организации должны установить, какие требования к метаданным, описанным в настоящем стандарте, являются необходимыми для определенной или для всех систем организации. Эти решения будут зависеть от:
a) деловых потребностей;
b) нормативной среды;
c) рисков, которым подвержены деловые операции.
Эта оценка может идентифицировать, какие типы метаданных необходимо применять в различных направлениях деятельности организации, в зависимости от степени риска или потребностей деловых операций.
Существуют различные перспективы использования метаданных об управлении документами, которые могут сосуществовать. Они включают в себя:
1) деловую перспективу, в которой метаданные об управлении документами поддерживают деловые процессы;
2) перспективу управления документами, в которой с помощью метаданных фиксируются характеристики документов и их деловой контекст, а также поддерживается управление ими;
3) перспективу использования, в пределах или за пределами делового контекста, создающихся документов, в которой метаданные позволяют осуществлять поиск, понимание и интерпретацию документов.
Более детальная контекстуализация информации может потребоваться для понимания и использования документов по прошествии времени, особенно при использовании их вне той деловой среды, в которой они были созданы.
Метаданные об управлении документами состоят из:
i) метаданных, отражающих деловой контекст, в котором создаются или вводятся документы, а также содержание, структуру и форму этих документов;
ii) метаданных, документирующих процессы управления документами и деловые процессы, в которых документы используются впоследствии, включая любые изменения содержания, структуры и внешнего вида.

5.2.2 Метаданные, образующиеся в момент ввода документов

Метаданные в момент ввода документов включают в себя информацию о контексте создания документа, деловом контексте, участвующих агентах и метаданные о содержании, внешнем виде, структуре и технических характеристиках самих документов. Они позволяют использовать документы в прикладной или информационной системе и обеспечивают их читаемость, годность к употреблению и пониманию. Контекст документов включает в себя информацию о деловых процессах, в которых они создаются. Эти метаданные позволяют пользователям оценивать надежность создателя документов, среду, в которой документы были созданы, цель или предпринимаемые деловые операции, а также их взаимоотношения с другими документами или их комплексами. Метаданные, документирующие деловой контекст, должны быть неотъемлемой частью создаваемых документов и подлежат вводу одновременно с вводом этих документов в систему управления документами.
Структура документа состоит из:
a) его физической или технической структуры;
b) его логической структуры, то есть отношений между элементами данных, составляющих документ.
Эти аспекты столь же важны, как и само содержание. Метаданные о технических аспектах должны описывать систему, с помощью которой создаются или вводятся документы, а также технические характеристики цифровых компонентов, которые они включают.

5.2.3 Метаданные, образующиеся после ввода документов


Возврат к списку

(Нет голосов)

Комментарии (0)


Чтобы оставить комментарий вам необходимо авторизоваться
Самые популярные документы
Новости
Все новости