— Все документы — Директивные письма, положения, рекомендации и др. — МДС 12-37.2007 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СТРОИТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

МДС 12-37.2007 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СТРОИТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

МДС 12-37.2007 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ВЕДЕНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА В СТРОИТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

Методическая документация в строительстве

РЕКОМЕНДАЦИИ
ПО ВЕДЕНИЮ ДОКУМЕНТООБОРОТА
В СТРОИТЕЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ

МДС 12-37.2007

Москва 2008

Рекомендации содержат основные положения по оформлению документов и организации документооборота в строительной организации.

На основе настоящего МДС в строительной организации рекомендуется устанавливать единые унифицированные формы и правила компьютерного оформления документов.

Настоящий документ может быть рекомендован сотрудникам и руководителям всех строительных организаций.

Использование МДС способствует более рациональной организации работы с документами.

Настоящий документ составлен сотрудниками ЦНИИОМТП (кандидаты техн. наук В.П. Володин и Ю.А. Корытов) на основе изучения и обобщения практики документооборота в строительных организациях Москвы и Московской области и с учетом положений ГОСТ Р 51141-98, ГОСТ Р 6.30-2003 и ОК 011-93 (ОКУД).

содержание

ВВЕДЕНИЕ

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

2. НОРМАТИВНЫЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

3. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5. ПРАВИЛА РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

6. ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

7. ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

8. УЧЕТ И ХРАНЕНИЕ ПЕЧАТЕЙ, ШТАМПОВ И БЛАНКОВ

9. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

10. ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ


ВВЕДЕНИЕ

В строительной организации ведется работа не только с проектно-сметной и организационно-технологической документацией (проекты организации строительства, проекты производства работ, технологические карты), но и с организационно-распорядительными документами. Слаженность и четкость выполнения строительно-монтажных работ во многом зависят от того, как поставлена работа с организационно-распорядительными документами.

Организационно-распорядительные документы сопровождают управленческие функции внутри организации и являются одним из каналов связи с внешним миром. Объем работ с бумажными документами продолжает оставаться значительным.

Организационно-распорядительные документы обслуживают коллектив организации в процессе ее строительной деятельности.

Отсутствие навыков и дисциплины в работе с документами является существенным недостатком в подготовке секретаря, референта, специалистов и руководителей. Чтобы правильно и быстро подготовить документы, необходимо знать предъявляемые к ним требования. Невыполнение этих требований может лишить документы юридической и практической значимости.

Организационно-распорядительные документы - это комплекс документов (акты, распоряжения, письма и т.п.), объединенных логической связью по тематике строительной организации, отправителям и получателям, руководителям и исполнителям.

К особенностям стиля документов текущего времени можно отнести новые формы обращения к адресату, применение вместо именных (возведение здания) глагольных (возвести здание) фраз, что придает тексту современный, то есть более динамичный характер. Текст современного документа отличается точностью, не допускающей нескольких толкований, однозначность его приближается к тексту законодательных документов. Основным требованием к тексту документов является его унификация. При унификации текстов должны соблюдаться следующие принципы:

точное отражение в тексте содержания ситуации;

соответствие содержания виду документа;

использование устойчивых речевых оборотов и словосочетаний, а также терминов, сокращений и условных обозначений, установленных стандартами.

Настоящие рекомендации составлены на основе изучения и обобщения опыта документооборота и работы с документами в строительных организациях Москвы и Московской области и с учетом положений нормативных и методических документов ГОСТ Р 51141-98, ГОСТ Р 6.30-2003, ОК 011-93 (ОКУД).

1. ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

Настоящий документ распространяется на организационно-распорядительные документы в строительной организации и применяется для обеспечения единых для данной организации правил ведения документооборота (регистрация, учет, обработка и подготовка документов, контроль исполнения, порядок тиражирования, систематизация, подготовка для сдачи в архив и хранение документов).

Выполнение этих правил способствует своевременному и точному исполнению документов в соответствии с действующим законодательством.

2. НОРМАТИВНЫЕ И МЕТОДИЧЕСКИЕ ДОКУМЕНТЫ

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ Р 6.30-2003. УСД. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

ОК 011-93 (ОКУД). Общероссийский классификатор управленческой документации.

3. ТЕРМИНЫ И ОПРЕДЕЛЕНИЯ

Ниже приводятся термины и их определения в области организационно-распорядительных документов, наиболее широко используемые в строительной организации.

Акт - документ, составленный организациями (лицами) и подтверждающий события (факты).

Договор - документ, подтверждающий соглашение между сторонами (организациями, организациями и лицами).

Должностная инструкция - документ, устанавливающий порядок выполнения работ и регламентирующий должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения между сотрудниками организации.

Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении заданий, поручений, планов и т.п. и представляемый в вышестоящую организацию (должностному лицу).

Письмо (деловое, служебное, информационное, сопроводительное и т.п.) - документ, служащий средством общения между организациями.

Положение - документ, устанавливающий основные принципы и системно связанные между собой правила деятельности организации (структурных подразделений).

Приказ - документ, обязательный для выполнения организацией (должностным лицом).

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и решений, принятых на совещаниях, заседаниях и собраниях.

Распоряжение - документ, обязательный для выполнения указанными в нем должностными лицами и в установленный срок.

Служебная записка - документ, служащий средством общения между должностными лицами одной организации.

Справка - документ, содержащий описание служебных событий (фактов).

4. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

4.1. Документы организации являются ее собственностью, включаются в имущество организации, порядок работы с ними регулируется нормативно-методическими документами Ростехрегулирования и Федеральной архивной службы России.

4.2. Документы, поступающие из вышестоящих организаций, доводятся до структурных подразделений путем издания приказов, распоряжений, указаний, в которых содержится ссылка на поступивший документ, излагается его содержание и предусматриваются мероприятия, подлежащие выполнению.

4.3. Обсуждение вопросов на совещаниях, заседаниях, собраниях фиксируется в протоколах.

Принятые решения доводятся до исполнителей путем рассылки соответствующих документов.

4.4. Переписка с вышестоящими и другими организациями, а также с гражданами осуществляется структурными подразделениями в пределах своей компетенции.

Переписка с органами власти и государственного надзора ведется руководителем организации или заместителями по его поручению.

Ведение переписки с предприятиями и организациями по вопросам, связанным с выполнением возложенных на них обязанностей, осуществляют руководители структурных подразделений.

Подготовка и оформление документов осуществляются в соответствии с принятыми правилами обработки входящей и исходящей корреспонденции.

Текст документа высылается по почте, передается в виде телефонограммы или телеграммы, по факсу, электронной почте.

4.5. Оперативное руководство и контроль за работой с документами осуществляет канцелярия организации.

Канцелярия дает указания о порядке работы с документами, обязательными для исполнения структурными подразделениями организации, проверяет состояние этой работы и осуществляет обучение сотрудников, работающих с документами.

4.6. Ответственность за состояние, правильное ведение документов и сохранность документов в структурных подразделениях (в отделах, участках и т.п.) возлагается на их руководителей.

4.7. Руководители структурных подразделений:

обеспечивают своевременное и правильное выполнение поручений и распорядительных документов вышестоящих органов, руководства организации;

докладывают руководству о ходе выполнения данных им документов;

обеспечивают сохранность документов до сдачи их в архив;

обеспечивают правильное использование средств оргтехники, экономное расходование служебных бланков и бумаги;

способствуют сокращению переписки, не допуская ее, если можно решить вопрос путем переговоров.

4.8. Непосредственная работа с документами возлагается на сотрудников канцелярии, секретарей, а в структурных подразделениях, где их должности не предусмотрены по штату, - на сотрудников, назначенных ответственными за эту работу.

4.9. Вновь назначенные сотрудники, ответственные за работу с документами, должны быть ознакомлены руководством соответствующего подразделения со структурой организации, установленным порядком работы с документами, номенклатурой дел, должностными обязанностями и должны пройти инструктаж в канцелярии.

4.10. При уходе в отпуск, отъезде в командировку или увольнении сотрудник обязан сдать по указанию руководства все числящиеся за ним документы другому сотруднику, назначенному ответственным за работу с документами, который должен принять меры к их своевременному исполнению.

4.11. При увольнении (перемещении) ответственного за ведение работы с документами производится передача дел и документов, о чем составляется приемо-сдаточный акт, который утверждается руководителем структурного подразделения.

4.12. Содержание документов не подлежит оглашению. С ними могут быть ознакомлены только лица, имеющие непосредственное отношение к исполнению этих документов. При их утрате необходимо немедленно поставить в известность руководителя структурного подразделения и канцелярию организации.

Передавать документы (их копии) работникам сторонних организаций допускается только с разрешения руководства организации.

4.13. Документы составляются на бумаге или на других носителях.

При подготовке и оформлении документов соблюдаются правила, обеспечивающие юридическую силу документов, оперативное их исполнение и поиск, возможность обработки и тиражирования документов с помощью компьютеров и копировальной аппаратуры.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документа (гл. 4), и правильном их оформлении.

Правила оформления приведены в разделах 5 и 6 настоящего документа.

При составлении документов с помощью компьютера используется шрифт Times New Roman № 13, 14 (для подготовки таблиц допускается использовать шрифт № 12).

4.14. Качество подготовки документа определяется достоверностью и точностью содержащейся в нем информации, стилем изложения и соблюдением правил оформления.

Ответственность за качество подготовки документа возлагается на исполнителя, а также на лица, завизировавшие и подписавшие документ.

Ответственным за работу с документами предоставляется право возвращать исполнителям неправильно оформленные документы на доработку.

4.15. Не допускается вносить какие-либо изменения и добавления в утвержденный документ без разрешения лица, подписавшего документ.

5. ПРАВИЛА РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

5.1. Бланки документов

Документы оформляют на бланках, которые должны иметь обязательные реквизиты и установленный порядок их расположения.

Применяют, как правило, следующие бланки:

общий бланк и бланк письма;

бланк должностного лица и конкретного вида документа:

бланк структурного подразделения.

Бланки документов изготавливают на светлой бумаге форматов А4 (210×297 мм) и А5 (148×210 мм).

Реже используются формат A3 (297×420 мм) для документов, оформленных в виде таблиц, и формат А6 (105×148 мм) для бланков резолюций.

Устанавливаются два варианта расположения реквизитов на бланках:

продольный - для изготовления документов: приказы, распоряжения, решения, протоколы и т.д.;

угловой - для изготовления документов: служебные записки, письма, акты, положения, инструкции и т.д.

Лист документа должен иметь поля не менее: левое - 25 мм, правое - 15 мм, верхнее и нижнее - 20 мм.

Документы, отправляемые из организации и подписываемые руководством, оформляют на фирменных бланках (с эмблемой организации).

На этих бланках после наименования организации приводят справочные данные, включающие почтовый и электронный адреса, номера телефонов и телефаксов и другие сведения по усмотрению организации.

Фирменные бланки изготавливают типографским способом. Эти бланки являются документами строгой отчетности, учет и выдачу их структурным подразделениям производит канцелярия организации.

Учет бланков осуществляют с помощью порядковых номеров, проставляемых на полях или на обратной стороне листа.

Использование ксерокопий фирменных бланков не рекомендуется.

Наименование организации на бланке указывается в точном соответствии с ее Уставом.

Наименование печатается:

на продольном бланке - прописными буквами;

на угловом бланке - прописными или строчными буквами; строчные буквы выделяют полужирным шрифтом.

Бланки должностного лица используют заместители руководителя для издания документов в пределах их компетенции.

На бланке должностного лица приводят полное наименование организации и должность, которые печатают прописными буквами и выравнивают в пределах полей по центру.

Бланки внутренних документов изготавливают на компьютере непосредственно при создании документа.

На бланках внутренних документов (кроме служебной, докладной, объяснительной записок) наименование структурного подразделения приводят полностью, с указанием вышестоящих структур.

При оформлении служебной, докладной, объяснительной записок указывается только наименование структурного подразделения, которое печатается прописными буквами.

Допускается выделять наименование структурного подразделения или должностного лица полужирным шрифтом.

Использование произвольных бланков не рекомендуется.

5.2. Наименование документа

Наименование документа: ПРИКАЗ, СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА и т.д. должно соответствовать его содержанию и перечню принятых в организации документов.

Наименование документа печатают прописными буквами, выделяют полужирным шрифтом и отделяют от следующих далее реквизитов двойным межстрочным интервалом.

Наименование документов может печататься в разрядку.

5.3. Резолюция на документе

Резолюция пишется в верхней части первой страницы документа; в ней указывают фамилию и инициалы исполнителя, которому направляется документ, содержание задания, порядок и срок исполнения, ставится подпись руководителя и дата.

Если исполнителей несколько, то первый из указанных в резолюции является ответственным за исполнение всего документа. Ответственность за своевременное и правильное исполнение задания несут все указанные в резолюции исполнители.

5.4. Дата документа

Датой документа, в общем случае, является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата составления.

Для написания даты используют цифровой и словесно-цифровой способы: 01.03.2008 год или 17 января 2008 г.

Словесно-цифровой способ написания дат (например, 09 августа 2008 г.) рекомендуется применять в приказах, актах, протоколах, финансовых документах.

5.5. Адресат документа


Возврат к списку
(Нет голосов)

Комментарии (0)


Чтобы оставить комментарий вам необходимо авторизоваться
Самые популярные документы
Новости
Все новости